A Tomada de Decisão em ADM

·         Fundamentos da Tomada de Decisão

A tomada de decisões está diretamente ligada ao trabalho de um administrador, e essas tomadas de decisões podem ter um impacto muito significativo dentro das organizações. Por isso ela tem se firmado como disciplina própria dentro do campo de administração, sendo desenvolvidas técnicas e ferramentas para auxiliar os administradores a melhorar a qualidade de decisões e a evitar erros no julgamento gerencial.

De fato, embora tudo aquilo que um administrador faz envolva a tomada de decisões, isso não significa que todas as decisões sejam complexas e demoradas. Naturalmente, as decisões estratégicas têm mais visibilidade, mas os administradores tomam muitas pequenas decisões todos os dias. Aliás, quase sempre, as decisões gerenciais são de rotina. No entanto, é o conjunto dessas decisões que permite à organização resolver os problemas, aproveitar as oportunidades e, com isso, alcançar seus objetivos.

O ambiente da tomada de decisão

Os administradores têm de calcular e gerir os riscos e as probabilidades que acompanham suas decisões. Entretanto, por mais sofisticadas que sejam as ferramentas de apoio à tomada de decisão utilizada, a imprevisibilidade está quase sempre presente no processo decisório. Por esse motivo, cada situação de decisão pode ser organizada em uma escala que vai da completa certeza à completa incerteza de acordo com a disponibilidade de informação sobre cada alternativa e seus resultados.

Certeza: é a situação em que o administrador dispõe de todas as informações – confiáveis e precisas – necessárias para a tomada de decisão, no entanto, poucas decisões gerenciais são tomadas com completa certeza;

Risco: é a situação na qual não é possível prever com certeza qual o resultado associado a cada alternativa, mas há uma probabilidade calculada de determinado resultado venha acontecer; ex.: exploração de petróleo;

Incerteza: é a situação na qual a informação sobre as alternativas e as consequências é incompleta.

Dependendo da natureza da situação, o administrador deve usar tipos de decisões diferentes, que são verificadas como decisões programadas e decisões não programadas.

            Tipos de decisões

As decisões programadas são soluções para situações repetitivas e estruturadas, determinadas por abordagens específicas para as quais a organização já desenvolveu mecanismos de atuação e controle.

As decisões não programadas são soluções específicas para resolver situações desestruturadas e pouco frequentes, para as quais a informação é incompleta e ambígua.

Muitas decisões situam-se entre os esses dois extremos. Evidentemente, quanto mais programadas forem as decisões, melhor.

·         O Processo Decisório

O processo de tomada de decisão é constituído por seis etapas sequenciais. Esse processo começa com a identificação e o diagnóstico da situação que requer uma tomada de decisão, passa pelo desenvolvimento e avaliação de alternativas, pela seleção e implementação de uma possibilidade de ação que responda à situação diagnosticada, e termina apenas após a monitoração e o feedback da decisão tomada.

            Identificação da situação:

Todas as decisões dependem da correta identificação do problema ou da oportunidade à qual se pretende responder. Cabe aos administradores avaliar o progresso da organização, bem como monitorar as tendências do ambiente a seu redor, para conseguir identificar as situações críticas que podem necessitar de uma decisão.

            Análise e diagnóstico da situação:

Os administradores devem procurar ver a situação de diferentes perspectivas e desafiar os pressupostos implícitos. Para isso, devem fazer uma série de questionamentos, tais como:

Ø  Quais indícios demonstram a existência do problema?

Ø  O que pode ter contribuído para o surgimento do problema?

Ø  Quando, onde e como ocorreu o problema?

Ø  Quais pessoas estão envolvidas? De que forma elas podem contribuir para solucionar a situação?

Ø  Como se pode medir a magnitude do problema ou da oportunidade?

Ø  Qual é a urgência da decisão

Ø  A situação está isolada ou tem interconexões com outros eventos?

A discussão e partilha de opiniões sobre a situação permitirá ao administrador enquadrar corretamente o problema.

            Desenvolvimento de alternativas

Uma das principais características exigidas para um administrador é a criatividade, o poder de desenvolver ideias e encontrar boas alternativas para tomar decisões para a organização. As boas alternativas devem apresentar as seguintes características:

Ø  Devem ser abrangentes, apresentar várias alternativas realmente diferenciadas.

Ø  Devem ser genuínas e representar uma verdadeira alternativa.

Ø  Devem ser exequíveis, bem como ser possíveis de implementar com os recursos e as capacidades da organização.

Ø  Devem ser numerosas suficientemente para representar uma escolha verdadeira, mas não excessivas, para não dificultar sua avaliação e escolha.

Avaliação de Alternativas

O processo de avaliação está centrado na identificação dos principais impactos de cada alternativa na organização. A fim de permitir a seleção da melhor.

            Seleção e implementação da melhor alternativa

O administrador deve escolher aquela que melhor se adapte aos objetivos e valores da organização e que permita resolver o problema ou aproveitar a oportunidade que estiver na origem da decisão. Na maioria das decisões organizacionais, o sucesso de sua implementação depende da capacidade do administrador em comunicar de maneira eficaz a decisão aos envolvidos. Nessa comunicação, ele deve motivar e persuadir os demais, informando-lhes sobre os méritos e vantagens de sua escolha, ou seja, deverá demonstrar compreensão, explicar as razões e declarar suas expectativas. Se conseguir fazer tudo isso, as pessoas vão se sentir comprometidas com a decisão, e sua implementação será facilitada.

           

Monitoração e Feedback

O tomador de decisão deve monitorar a implementação da decisão e avaliar sua eficácia no alcance das metas estabelecidas. A monitoração permite a coleta de informações e de feedback sobre a decisão, o que possibilitará avaliar se uma nova decisão ou alguma retificação serão necessárias. Para os administradores, a tomada de decisão é um processo contínuo que sempre implicará novos problemas e oportunidades, que, por sua vez, precisarão de novas decisões.

·         Racionalidade e intuição na tomada de decisão

O modelo racional de tomada de decisão

O modelo de tomada de decisão racional tem a pretensão de descrever como as decisões devem ser tomadas, são:

Ø  A situação, seja problema ou oportunidade, é bem definida e está corretamente formulada;

Ø  As metas e objetivos a alcançar são claros e conhecidos;

Ø  Não há restrições de tempo ou de recursos;

Ø  Existe informação precisa, mensurável e confiável sobre todas as alternativas e os resultados potenciais de cada uma;

Ø  Todos os critérios e preferências para avaliar as alternativas são perfeitamente identificados, permanecendo estáveis e constantes no tempo;

Ø  O tomador de decisão é racional; ele usa a lógica para avaliar e ordenar as alternativas, escolhendo aquela que maximiza o alcance dos objetivos estabelecidos.

O papel da intuição na tomada de decisão

Incapazes de analisar problemas em toda sua complexidade, muitos executivos tomam decisões com base na intuição.

A intuição desempenha papel muito importante na toma de decisão, porém, confiar cegamente nos instintos pode ser muito perigoso em determinadas situações. A intuição pode ser definida como o processo de interpretar e chegar a conclusões sobre uma situação, sem recorrer a um pensamento consciente.

Um processo de tomada de decisão inteligente geralmente requer a exploração de diversas alternativas. Isso é difícil quando a intuição dá a resposta correta sem esforço. De fato, quanto mais complexa e diferente for a situação, menos um executivo deverá confiar na intuição e mais na razão e na análise.

·         Estilos de toma de decisão

Existem diferenças individuais na maneira como as pessoas percebem os problemas e as oportunidades, processam a informação disponível, geram alternativas e escolhem a solução que consideram mais adequada para alcançar os objetivos da organização.

            Tipologia de estilos de tomada de decisão

Alan Rowe em conjunto com outros pesquisadores desenvolveu um modelo que define uma tipologia de estilos de tomada de decisão. O modelo de Rowe assume que os tomadores de decisão diferem em duas dimensões. A primeira mede a orientação para a tarefa (foco no desempenho) ou para as pessoas (foco nas relações interpessoais). A segunda dimensão, a complexidade cognitiva, é usada para descrever o grau de tolerância que as pessoas demonstram com a ambiguidade no processo de toma de decisão. A combinação dessas duas dimensões permite identificar quatro estilos de tomada de decisão: diretivo, comportamental, analítico e conceitual.

Ø  Estilo Diretivo: é característico de pessoas orientadas para o desempenho e com baixa complexidade cognitiva. Os administradores que adotam esse estilo de tomada de decisão são lógicos, focados no curto prazo e eficientes.

Ø  Estilo Comportamental: representa uma forma de tomar decisão na qual a principal preocupação é o bem-estar das pessoas. Os administradores que adotam esse estilo são abertos e comunicativos, procurando entender os impactos que as decisões têm nas pessoas com quem trabalham.

Ø  Estilo Analítico: representativo de pessoas orientadas para tarefas e com elevada complexidade cognitiva. Os administradores que privilegiam esse estilo de tomada de decisão são, normalmente, autocráticos e tomam decisões técnicas e racionais com base em dados objetivos.

Ø  Estilo Conceitual: é característico de pessoas que tomas decisões socialmente orientadas e para quais consideram grande quantidade de informação. Os administradores que usam esse estilo são participativos e criativos, e suas decisões são focadas no longo prazo.

Raramente um administrador adota um único estilo de tomada de decisão. De modo geral, todos possuem um estilo dominante, mas frequentemente utilizam outros estilos nas decisões que tomam diariamente.

            Estilos de tomada de decisão e o nível organizacional

Todos os administradores tomam decisões, porém a maioria como os executivos abordam o processo decisório muda de acordo com o nível organizacional ocupado. Enquanto os supervisores estão mais preocupados com a execução e a coordenação das atividades operacionais, os executivos do topo estão mais focados na organização como um todo.

·         A tomada de decisão organizacional

A grande maioria das decisões organizacionais é tomada por grupos de trabalho. De fato, as principais decisões na vida das organizações são tomas em reuniões de diretoria, comitês, equipes etc.

            A tomada de decisão em grupo

A tomada de decisão em grupo tem uma dinâmica diferente da individual. As pessoas precisam discutir suas ideais, procurar consensos e fazer alianças e coalizões. Em alguns casos, será mais apropriada uma decisão em grupo, enquanto em outros, uma decisão individual será mais eficaz.

As principais vantagens que a tomada de decisão em grupo tem sobre as decisões individuais:

Ø  Vantagens: maior qualidade e precisão, maior partilha de informação, maior diversidade, mais alternativas, maior motivação das pessoas, aumento da aceitação, aumento a legitimidade da decisão, maior e melhor controle sobre as ações subsequentes à decisão.

Ø  Desvantagens: processo mais demorado, mais ineficiente, impasse prolongado. A tomada de decisão em grupo tende a aumentar a pressão para aceitar os pontos de vista do gripo. Muitas vezes, mesmo discordando do que está sendo discutido, as pessoas conformam-se e não expõem uma opinião contrária para evitar confronto e conflito. Também fazem com que as decisões de grupo sejam, de modo geral, menos criativas e ousadas.

Autor: Diego de Nunes   - Faculdade Dom Bosco